Les travaux comptables lors de la prise de fonction de l’ordonnateur ou du comptable-matières

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Formalités administratives préalables à prendre

                                                                                                                                                                                      

A l’initiative de l’ordonnateur entrant une commission ad hoc doit être instituée par acte administratif interne.

Cet acte de l’ordonnateur en principe précise les délais des travaux et les documents à produire à la fin.

Chronologie des tâches administratives préalables

 

Tache à effectuer

Acteurs intervenant

 Désignation de l’ACOCM formé aux techniques Comptables-Matières

Ordonnateur en exercice

Création, désignation et convocation des membres de commission ad hoc installation technique de l’ACOCM

Convocation de la commission

Communication de l’acte de désignation de l’ACOCM

Transmission laissant traces écrites aux membres

Commission ad hoc d’installation

 

 

 

Pour installation technique du comptable désigné pour le nouvel ordonnateur

A sa prise de service, les ordonnateurs entrant sont tenus de nommer leurs comptables-matières. Cet acte de nomination est la première démarche à effectuer pour réouvrir les comptes de l’exercice du nouveau ordonnateur. Or une fois, nommé le comptable-matières doit être installé par une commission d’installation technique qui l’habilite et établi les documents de bilan d’ouverture.

Composition de la commission ad hoc d’installation technique du Comptable-Matières

Cette commission doit être composé de :

  1. L’ordonnateur ou son représentant, président ;
  2. Le Comptable-Matières en exercice rapporteur ;
  3. Le contrôleur financier territorialement compétent ou son représentant, membre ;
  4. Le comptable-matières sortant s’il s’agit d’une mutation ;
  5. Toute autre personne convoquée par l’ordonnateur en raison de ses compétences, membre.

La durée maximum : 90 jours, à compter de la date de désignation du comptable-matières.

L’acte de l’ordonnateur entrant, créant la commission d’installation technique en principe, précise les délais des travaux et les documents à produire à la fin. Une fois que cet acte est signé le président de cette commission doit convoquer les membres.

Installation technique dans un poste où l’inventaire général de base n'existe pas

 

Dans poste comptable équipé où l’inventaire générale de base n’existe pas, l’installation technique du comptable-matières doit entrainer la réalisation d’un inventaire général de base.

Chronologie des tâches à l’ouverture de l’exercice

Tache à effectuer

ACTEURS INTERVENANT

Inventaire initial et intégral des biens par détenteur et par service

Commission ad hoc d’installation

Signature du PV de recettes modèle n° 41 ou de l’état récapitulatif des biens consomptibles en stock

Signature du document d’inventaire, modèle n° 15

Conservation d’une copie de chaque document signé

Signature de l’ordre d’entrée modèle n° 08 : dans le cas de l’existence du matériel consomptible

Ordonnateur en exercice

Signature des fiches de détenteur

Conservation d’une copie de chaque document signé

Signature des fiches de détenteur

Conservation deux copies de chaque document signé, une pour l’archivage et une autre pour lui-même

Signature des fiches de détenteur

Détenteur effectif

Conservation d’une copie de la fiche de détenteur signée

 

 

Installation technique dans un poste où l’inventaire général de base existe

 

 

PHASE

TACHE A EFFECTUER

OUTILS UTILISES

MOYENS DE VERIFICATION

Acteurs intervenant

INTRANTS

EXTRANTS

LIBELLE DU DOCUMENT PRODUIT

Inventaire comptable

Recensement des opérations d’enregistrements comptables au cours de l’exercice

Pièces justificatives de premier ordre notamment :

  1. Ordres d’entrée
  2. Ordres de sortie

Livres-journal (LJ)

Grand-Livre (GL)

 

∑ entrées AE 1er&2nd semestre = ∑ entrées LJ = ∑ entrées GL

∑ sortiesAE 1er&2nd semestre = ∑ sorties LJ = ∑ sorties GL

Commission d’arrêt des écritures

Balance avant-inventaire

 

Inventaire de l’exercice N-1 (IE N-1)

Pièces justificatives de premier ordre notamment :

  1. Ordres d’entrée
  2. Ordres de sortie

Etat appréciatif premier et second semestre (EA 1&2)

Commission d’arrêt des écritures

 

Régularisation et redressement de comptes pour les cas des opérations d’ordre au :

  1. Livres universels (Livre-journal et Grand-livre)
  2. Livre auxiliaire de contrôle de consommation

 

Grand-Livre

Livre auxiliaire de contrôle de consommation

Ordre d’entrée, si francs forcés

Ordre de sortie, si francs négligés

Calcul du prix moyen unitaire pondéré article par article

Contrôle des enregistrements comptables articles par articles.

Ordonnateur

Comptable-Matières

Inventaire extracomptable

Inventaire extra-comptable (réel)

Annuel

Fiches de détenteur (FD) biens durables ;

Fiches de stock ou de contrôle de consommation ;

 

Inventaire de fin d’exercice(IFE) ;

Inventaire général de base ou de recollement ;

Procès-verbal de recensement ;

Procès-verbal de constat du matériel consomptible (PV CMC) en stocks.

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Données comptables=données réelles

Commission d’arrêt des écritures

Quinquennal

 

Sommier :

  • Immobilier, Modèle 62 ;
  • Bâtiments par nature et destination ;
  • Bâtiments affectés, Modèle ;
  • Immeubles en cours de construction, Modèle 63.

Balance après-inventaire

Etat appréciatif premier et second semestre (EA 1&2) modèle n° 12

Inventaire de fin d’exercice(IFE) modèle n° 15

Inventaire de l’exercice N-1 (IE N-1)

PV de recensement ou de mutation ;

  • PV de recette si excédents
  • PV de pertesi déficits

Compte de gestion (CG) de modèle n°14

∑ CG = ∑FD + ∑ PV CMC = ∑ IFE

 

Commission d’arrêt des écritures

Régularisation et redressement des comptes

PV de recensement ou de mutation ;

  • PV de recette si excédents
  • PV de pertesi déficits

Ordre d’entrée, si excédents

Ordre de sortie, si déficits

 

Ordonnateur-matières Comptable-matières

Arrêt des écritures

Arrêt des écritures des livres du comptables-matières

Livres universels (Livre-journal et  Grand-livre) ;

Livres auxiliaires tenues par le poste ;

Registres de courrier (transmission, arrivée et départ) ;

 

Procès-verbal d’arrêt des écritures

 

Commission d’arrêt des écritures

Ecritures de réouverture des livres

Grand-livre

Livre auxiliaire de contrôle de consommation

 

 

Comptable-matières désigné pour l’exercice débutant

gestion de stock Cameroun

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