Démarches à suivre en trois (3) phases pour équilibrer son compte de gestion de magasins à la fin de l’exercice 2019

Les gérants des organismes publics éprouvent souvent des difficultés à présenter produire des comptes de gestion équilibrés à l’image fidèle de leur patrimoine. S’appuyant sur les normes actuellement en vigueur découvrez les opérations d’ordre liées à l’inventaire à réaliser lors des travaux de fin de cet exercice.

1- PHASE COMPTABLE

Recensement des opérations d’enregistrements comptables au cours de l’exercice

Documents exploités : pièces justificatives de premier ordre notamment, les Ordres d’entrée et les Ordres de sortie enregistrées au Livres-journal (LJ) et Grand-Livre (GL)

Pièces justificatives pour l’inventaire comptable à établir :

•             Etat du matériel acquis par nature durable et consomptible au cours de l’exercice

•             Etat du matériel sorti par nature durable et consomptible au cours de l’exercice

•             Etat récapitulatif des services faits  au cours de l’exercice

Acteurs responsables de la signature des documents des mouvements comptables: l’ordonnateur et le Comptable-Matières

Balance avant-inventaire extracomptable

Documents exploités : pièces justificatives de premier ordre notamment, les Ordres d’entrée et les Ordres de sortie enregistrées au Livres-journal (LJ) et Grand-Livre (GL) et l’Inventaire de l’exercice du précédent exercice

Moyens de vérification : Vérification en quantité et en valeur

∑ entrées AE 1er&2nd = ∑ entrées LJ = ∑ matériel acquis

∑ sorties  AE 1er&2nd = ∑ sorties LJ = ∑ matériel sorti

Pièces justificatives pour la balance avant-inventaire extracomptable à établir

1-            Solde comptable en valeurs

•             Etat appréciatif du dernier mois de gestion

•             Etat appréciatif premier et second semestre (EA 1&2)

2-            Solde comptable en quantité et en valeurs

•             État de mouvement des entrées et des sorties des biens effectués au courant du dernier mois de gestion

Acteurs responsables de la signature des documents des soldes comptables: l’ordonnateur et le Comptable-Matières

Régularisation et redressement de comptes pour les cas des opérations d’ordre liées aux erreurs matérielles ou arithmétiques dans :

1.            Livres universels (Livre-journal et Grand-livre)

2.            Livre auxiliaire de contrôle de consommation

3.            Etat appréciatif second semestre et du dernier mois de gestion

Pièces justificatives de régulation à établir :

pour omission des opérations

•             Ordre d’entrée, si omission de recettes

•             Ordre de sortie, si omission de sorties

pour d’erreur par procédé de compensation

•             Ordre d’entrée, si erreur matérielle en sortie

•             Ordre de sortie, si erreur matérielle en entrée

Acteurs responsables de la signature des documents de régularisation : l’ordonnateur et le Comptable-Matières

Précaution prendre : Le comptable-matières doit veiller avant l’inventaire extracomptable  au  contrôle d’immatriculation par estampillage de  biens acquis en stock et en service

2-PHASE D’INVENTAIRE EXTRACOMPTABLE

Inventaire extracomptable (réel) pour le compte annuel :

Documents exploités : Fiches de détenteur (FD) de l’inventaire du précédent exercice et celles mouvementées au courant de l’exercice à clôturer ;

Pièces justificatives pour l’inventaire extracomptable des biens meubles

•             Inventaire de fin d’exercice(IFE) ;

•             Inventaire de recollement, se possible ;

•             Procès-verbal de recensement ou de mutation du précédent exercice;

•             Sommier des bâtiments affectés, Modèle 62 ;

•             Sommier des Immeubles en cours de construction, Modèle 63.

Acteurs responsables de l’inventaire sur place des biens meubles en service : Commission ad hoc d’installation technique. Cependant les fiches détenteur sont cosignées par : les détenteurs, l’ordonnateur et le comptable-matières.

Inventaire extracomptable (réel) pour le compte mensuel du dernier mois de gestion

Documents exploités : Folios du grand livre et les fiches des stocks

Pièces justificatives pour l’inventaire extracomptable des stocks en magasin :

•             Procès-verbal de constat du matériel consomptible (PV CMC) en stocks.

Acteurs responsables de la signature des documents de l’inventaire sur place des stocks en magasin : Commission ad hoc d’installation technique

Pièces justificatives pour  l’inventaire extracomptable des biens immeubles 

•             Bâtiments par nature et par destination  Modèle 61 ;

Acteurs responsables  de la signature des documents de l’inventaire sur place des biens immeubles : Commission ad hoc d’installation technique

Balance après-inventaire extracomptable

Documents exploités :

1.            Etat appréciatif premier et second semestre (EA 1&2) modèle n° 12

2.            Inventaire de fin d’exercice(IFE) modèle n° 15 au premier jour de l’exercice

3.            Inventaire de l’exercice (IFE) modèle n° 15 au dernier jour de l’exercice

Moyens de vérification : égalité entre le solde comptable et le solde réel des existants

Vérification en quantité et en valeur

Solde final comptable = solde initial + ∑entrée – ∑sortie

Vérification en valeurs pour la valorisation des stocks en fin d’exercice

Calcul du prix moyen unitaire pondéré article par article dans l’évaluation des stocks

Pièces justificatives pour la balance l’inventaire extracomptable à établir :

•             PV de recensement ou de mutation ;

Acteurs responsables de la signature des documents de rapprochement : Commission ad hoc d’installation technique

Régularisation et redressement des comptes sur :

1.            Livres universels (Livre-journal et Grand-livre)

2.            Livre auxiliaire de contrôle de consommation

3.            Etat appréciatif second semestre et du dernier mois de gestion

Document utilisé : PV de recensement ou de mutation ;

Pièces justificatives pour les régularisations des écarts comptables ou réels

•             PV de recette et Ordre d’entrée, si excédents

•             PV de perte  et Ordre de sortie, si déficits

Pièces justificatives pour les régularisations écarts des fractions de centime dans la valorisation des stocks

•             Ordre d’entrée, si fraction de centime (francs) forcés 

•             Ordre de sortie, si  fraction de centime (francs) négligés

Acteurs responsables de la signature des documents de régularisation : l’ordonnateur et le Comptable-Matières

3-PHASE DE L’ARRÊT DES ÉCRITURES

Arrêt des écritures des livres du comptables-matières sur :

1.            Livres universels (Livre-journal et  Grand-livre [Fiches d’immobilisation et des stocks]) ;

2.            Livres auxiliaires tenues par le poste ;

3.            Registres de courrier (transmission, arrivée et départ) ;

4.            Etat appréciatif second semestre et du dernier mois de gestion

Acteurs responsables de la signature des documents de l’arrêt des écritures : Commission ad hoc d’installation technique

Pièces justificatives pour l’arrêt des écritures à établir :

1.            Procès-verbal d’arrêt des écritures

2.            Comptes de gestion des matières

Acteurs responsables de la production du compte de gestion : L’ordonnateur et le Comptable-Matières

 

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