Minfi 1

Les travaux comptables lors de la prise de fonction de l’ordonnateur ou du comptable-matières et de l'ouverture d'un exercice budgétaire

.

Formalités administratives préalables à prendre

A l’initiative de l’ordonnateur entrant ou en exercice une commission ad hoc doit être instituée par acte administratif interne.

Cet acte de l’ordonnateur en principe précise les délais des travaux et les documents à produire à la fin.

Chronologie des tâches administratives préalables

 

Tache à effectuer

Acteurs intervenant

 Désignation de l’ACOCM formé aux techniques Comptables-Matières

Ordonnateur en exercice

Création, désignation et convocation des membres de commission ad hoc installation technique de l’ACOCM

Convocation de la commission

Communication de l’acte de désignation de l’ACOCM avec ampliation au contrôleur financier et au comptable du trésor territorialement compétent.

Transmission laissant traces écrites aux membres

Commission ad hoc d’installation

 

 

 

Pour installation technique du comptable désigné pour le nouvel ordonnateur

A sa prise de service ou au début de chaque exercice budgétaire, les ordonnateurs entrant ou en exercice sont tenus de nommer leurs comptables-matières. Cet acte de nomination est la première démarche à effectuer pour rouvrir les comptes du nouvel exercice. Or une fois, nommé le comptable-matières doit être installé par une commission d’installation technique qui l’habilite et établi les documents de bilan d’ouverture.

Composition de la commission ad hoc d’installation technique du Comptable-Matières

Cette commission doit être composé de :

  1. L’ordonnateur ou son représentant, président ;
  2. Le Comptable-Matières en exercice rapporteur ;
  3. Le contrôleur financier territorialement compétent ou son représentant, membre ;
  4. Le comptable-matières sortant s’il s’agit d’une mutation ;
  5. Toute autre personne convoquée par l’ordonnateur en raison de ses compétences, membre.

NB. : Pour les cas spécifiques des collectivités territoriales décentralisées, les établissements publics et les sociétés à capitaux publics il est indispensables d’y associées leurs comptables principaux.

L durée maximum : 90 jours, à compter de la date de désignation du comptable-matières pour les cas de prise de fonction ou du 1er janvier de l’exercice en cours pour la fin d'un exercice .

L’acte de l’ordonnateur entrant, créant la commission d’installation technique en principe, précise les délais des travaux et les documents à produire à la fin. Une fois que cet acte est signé le président de cette commission doit convoquer les membres.

Installation technique dans un poste où l’inventaire général de base n'existe pas

 

 

PHASE D’INVENTAIRE EXTRACOMPTABLE : CONSTAT ET REGULARISATION DES ECARTS

pour l’inventaire extracomptable des biens meubles

Fiche de détenteur effectif

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Inventaire de fin d’exercice(IFE) valant l’Inventaire Général de Base;

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Sommier des bâtiments affectés, Modèle 62 ;

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Sommier des Immeubles en cours de construction, Modèle 63.

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pour l’inventaire extracomptable des stocks en magasin :

Procès-verbal de constat du matériel consomptible (PV CMC) en stocks

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pour  l’inventaire extracomptable des biens immeubles  à établir 

Bâtiments par nature et par destination  Modèle 61 ;

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PHASE DE L’ARRÊT DES ECRITURES ET DE L’OUVERTURE DES COMPTES DES MATIERES

ARRÊT DES ECRITURES

Au terme du processus d’inventaire, les comptes des matières ne peuvent dans ce cas être clôturés, car le grand livre n’aura jamais été ouvert. Par contre, l’arrêt des écritures comptables peut s’effectuer et se matérialise par :

  • Les mentions d’arrêt des écritures comptables sur le livre-journal et les livre auxiliaires ;
  • La production du compte de gestion du comptable-matières

NB : un autre document non obligatoire pour le moment peut être établi notamment le procès-verbal d’arrêt des écritures signé par tous les membres de la commission ;

 

PIECES JUSTIFICATIVES DE PREMIER ORDRE

ADRESSE DE TELECHARGEMENT

Comptes de gestion des matières

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-reglementaires/compte-de-gestion.html

Procès-verbal d’arrêt des écritures

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-non-reglementaires/proces-verbal-de-l-arret-des-ecritures-de-l-exercice.html

 

OUVERTURE DES COMPTES DES MATIERES

 

            Les comptes des matières sont ouverts dans le grand livre en quantité et en valeur des matières une fois que l’inventaire général de base est approuvé par l’ordonnateur. Cette approbation qui n’est matérialisé par une mention d’approbation.

 

 

 

 

Avant l’ouverture des livres et la tenue des documents comptables-matières normalisés un certain nombre de dispositions doivent être prises au niveau administratif et technique.

 

Sur le plan administratif

Le comptable-matières doit se présenter dans son lieu de service et :

  1. se faire établir un certificat de prise de service ;
  2. se faire communiquer les différentes imputations budgétaires rattachées à sa gestion.

 

Sur plan technique

Avant l’ouverture livres et la tenue des documents comptables-matières, le comptable-matières doit veiller à ce que les livres universels soient cotés[1] et paraphés[2] par un magistrat d’ordre judiciaire à défaut administratif dans les zones où le tribunal d’instances judiciaires n’est pas implanté.

 

Ouverture proprement dite des livres et documents comptables

Livre-journal

S’il existe des matières consomptibles qui ont été constatés par la commission ad hoc d’installation technique, comme première écriture le comptable-matières doit prendre en charge l’ordre d’entrée modèle n°8 au vu du PV de recette modèle n°41.

Cette première opération doit permettre d’ouvrir les fiches de stocks ou de contrôle de consommation qui constitue le livre auxiliaire de contrôle de consommation.

Le livre-journal peut être tenue de manière scindée un pour les entrées et l’autre pour  les sorties si la taille, l’organisation et la disponibilité des assistants (magasiniers et gérant d’annexe) du comptable-matières le permettent. Dans ce cas, le comptable-matières peut ouvrir pour ses assistants:

  1. un livre-journal des entrées qui est de modèle réglementaire et qui visera (ont) à :
    1. exclusivement que  l’enregistrement des opérations d’entrées au vu des ordres d’entrée
    2. le contrôle des  mandats établis à l’aide des factures livrées ;
    3. le contrôle de la comptabilité administrative (dépenses de matériel).
  2. Un ou plusieurs livre (s)-journal (aux) des sorties selon les magasins annexes gérés hors de sa portée. Et dans le cas où au moins un livre journal des sorties est tenu par tenu par un ou plusieurs gérant(s) d’annexe, il sera tenu de d’ouvrir un livre journal centralisateur. Il visera à :
    1. Enregistrer seulement les sorties au vu des ordres de sortie ;
    2. Contrôler la cadence de consommation des stocks ;

Les écritures de sortie sont passées dans les mêmes conditions que les entrées

 

[1]Coter un livre comptable consiste à le numéroter de la 1er à dernier feuillet pour ce qui concerne le livre-journal et du 1er au dernier folio du grand livre au moment de son impression ou à la main, cette vérification relève de la compétence du comptable-matières.

[2]Parapher un livre comptable consiste à le soumettre à la signature d’un magistrat d’ordre judiciaire (juge, chef de juridiction) ou administratif (Maire, autorité administrative) compétent qui après avoir signé doit apposer le sceau au bas de la mention réglementaire de paraphe à savoir « les 1er et dernier feuillets (ou folios) du présent livre-journal (ou grand-livre) contenant………………feuillets (ou folios) destinés à l’enregistrement des biens corporels meubles, durables et consomptibles, gérés par le poste de comptabilité-matières de …………………….ont été paraphés par nous ……………………….Magistrat ……………………………., fait à, ………Le …………..

Installation technique dans un poste où l’inventaire général de base existe

 

PHASE COMPTABLE : CONSTAT ET REGULARISATION DES ERREURS

CONSTAT DES ERREURS

Le constat des erreurs de s’effectue au moyen de la vérification de l’équilibre comptable. Pour l’établissement de cette balance les vérificateurs doivent d’abord faire établir des états de synthèse des opérations comptables réalisées au cours de la période de gestion. Dans l’ensemble les pièces justificatives sont de second ordre.

 

PIECES JUSTIFICATIVES DE SECOND ORDRE

MOYENS DE VERIFICATION DE LA BALANCE

ADRESSE DE TELECHARGEMENT

 

pour l’inventaire des mouvements comptables pendant l’exercice à établir

Etat du matériel acquis par nature durable et consomptible au cours de l’exercice

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Etat du matériel sorti par nature durable et consomptible au cours de l’exercice

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Etat récapitulatif des services faits  au cours de l’exercice

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pour la balance avant-inventaire extracomptable à établir en valeurs

Etat appréciatif du dernier mois de gestion

∑ entrées AE 1er&2nd = ∑ entrées LJ = ∑ matériel acquis

∑ sortiesAE 1er&2nd = ∑ sorties LJ = ∑ matériel sorti

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-reglementaires/etat-appreciatif.html

Etat appréciatif premier et second semestre (EA 1&2)

       

 

PROCEDES DE REGULARISATION

En cas de non concordance les corrections peuvent s’effectuer par deux procédés de rectification à savoir ;

  • Le procédé de compensation ;
  • Le procédé de rectification directe.
Procédé de compensation

Le principe du procédé de compensation exige la contre passation de l’écriture inverse en annulation de l’opération erronée dans un premier temps et la passation de l’opération de régularisation dans un second temps. Il s’applique généralement pour les cas ;

  • D’enregistrement partiel des opérations des livres universels ;
  • Les doubles emplois.

 

Procédé de rectification directe

Le principe du procédé de rectification directe prévoit de corriger par inscription de l’information juste. Il s’applique pour le cas des erreurs matérielles au moment de l’enregistrement ou pour des cas d’omission des opérations. 

CAS D’ERREUR DE CALCUL MINEURE

Lorsque le comptable a commis une erreur dans l’inscription d’une opération, il doit, dès qu’il l’a décelée, procéder à la rectification nécessaire. Le comptable barre et remplace les inscriptions erronées par les sommes véritables (erreurs dans le montant des opérations constatées avant un arrêté d’écritures). Autrement dit le comptable doit :

  • Rayer d’un ou de 2 traits maximum à l’encre différent
  • Corriger l’erreur en interligne et
  • Approuver à la marge : par la signature sous la mention « rectification approuvée ».

CAS D’OMISSIONS D’OPERATIONS

Dans le cas des omissions des opérations, le comptable doit passer les opérations omises sur les livres universels à savoir le livre journal et le grand livre. Car ces erreurs sont une catégorie des opérations d’ordre liées à l’inventaire c’est-à-dire qui conduisent à la comptabilisation. 

 

PRE-COMPTABILISATION DES REGULARISATIONS DES ERREURS

Les erreurs dont la régularisation fait l’objet d’une comptabilisation sont les erreurs d’omissions. Leurs régularisations sont pré-comptabilisées les pièces justificatives de premier ordre une fois constatés sur livre journal.

 

PIECES JUSTIFICATIVES DE PREMIER ORDRE

ADRESSE DE TELECHARGEMENT

Pour les omissions de recettes

Ordre d’entrée

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-reglementaires/ordre-d-entree.html

Pour les omissions de dépenses

Ordre de sortie

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-reglementaires/ordre-de-sortie.html

 

 

 

PHASE D’INVENTAIRE EXTRACOMPTABLE : CONSTAT ET REGULARISATION DES ECARTS

 

PIECES JUSTIFICATIVES DE PREMIER ORDRE

MOYENS DE VERIFICATION

ADRESSE DE TELECHARGEMENT

 

pour l’inventaire extracomptable des biens meubles

Fiche de détenteur effectif

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-non-reglementaires/fiche-de-detenteur.html

Inventaire de fin d’exercice(IFE) ;

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-reglementaires/inventaire-a-la-fin-d-exercice-modele-n-15.html

Inventaire de recollement, se possible ;

Sommier des bâtiments affectés, Modèle 62 ;

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-reglementaires/matricule-des-proprietes-immobilieres.html

Sommier des Immeubles en cours de construction, Modèle 63.

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-reglementaires/etat-de-la-valeur-des-immeubles-en-cours-de-construction-a-la-date-31-decembre.html

 

pour l’inventaire extracomptable des stocks en magasin :

Procès-verbal de constat du matériel consomptible (PV CMC) en stocks

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pour  l’inventaire extracomptable des biens immeubles  à établir 

Bâtiments par nature et par destination  Modèle 61 ;

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-reglementaires/inventaire-quinquennal.html

 

pour la balance avant-inventaire extracomptable à établir en quantité et en valeurs

PV de mutation

Solde final = solde initial + entrée – sortie

 

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-reglementaires/proces-verbal-de-mutation-de-comptables.html

Procès-verbal de recensement

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-reglementaires/proces-verbal-de-recensement.html

État de mouvement des entrées et des sorties des biens effectués au courant du dernier mois de gestion

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-reglementaires/etat-recapitulatif-mensuel-des-mouvements-des-biens-en-entrees-et-sorties-au-mois-de.html

       

 

VI-2-Moyens de vérification

Pour la vérification arithmétique de la balance des comptes des matières en quantité et en valeur le moyen de vérification des écarts est égalité entre le solde comptable et le solde réel des existants. Ce moyen de vérification peut se matérialiser par :

Solde réel (d’après le recensement)  = solde final comptable (d’après les écritures) = solde initial + entrée  – sortie

La vérification de cette égalité doit conduire à la réalisation deux rapprochements :

  • Un décompte en quantité et ;
  • Un décompte en valeur.

Décompte en quantité

Une fois l’inventaire manuel terminé les données des matières recensées ne seront qu’en quantité uniquement. Ces données représenteront les informations d’après le recensement. Les données d’après les écritures s’obtiendront en arrêtant les folios du grand livre d’abord en quantité. Les non concordances pourront donc entrainer les déficits ou les excédents autrement dit les décomptes en quantité en moins ou en plus. Ces écarts peuvent être réels ou comptables.

Ecarts réels

Les écarts réels sont les décomptes en plus ou en moins qui constatent l’enrichissement ou l’appauvrissement du patrimoine. Leurs constats engagent la responsabilité de l’ordonnateur et du comptable-matières à défaut le détenteur identifié du matériel mise en cause. Parmi les écarts il existe bien d’autres qui n’impactent pas le patrimoine.

Ecarts comptables

Les écarts comptables sont ceux qui constatent la diminution ou l’augmentation cumulativement des quantités et de valeurs sur les comptes uniquement. Ces écarts proviennent de la réalisation de régularisation des erreurs par procédé de compensation. Une fois que ces écarts sont donc constatés ils se justifient. Car leurs réalisations n’entrainent pas la responsabilité des gérants.

Décompte en valeur

Les décomptes en valeur s’appuient sur les différentes méthodes d’évaluation des biens meubles durables, amortissables ou non amortissables et en stock. Parmi les différentes méthodes utilisées la seule qui occasionne les écarts en valeur reste  la méthode de valorisation des stocks par Coût Moyen Unitaire Pondéré en fin d’exercice. Ces écarts sont issus des fractions de centime forcée ou négligé. Pour éviter de déséquilibrer le compte de gestion des matières par ces types d’écarts, il important d’identification au préalable ces fractions de centime avant l’évaluation des matières disponibles dans patrimoine de structure en fin de  l’exercice.

Identification des écarts de fraction de centime

Identification des écarts de fraction de centime lié à la valorisation des stocks en fin d’exercice

Les écarts provenant des fractions de centime forcées ou négligées surviennent lors de l’évaluation du stock par la méthode du coût unitaire moyen pondéré (CUMP). Cette méthode de valorisation de stocks est employée en fin de période de gestion au 31 décembre, à la mutation du Comptable-matières ou d’ordonnateur, pour arrêter le grand-livre par article, en quantités et valeurs. Pour les besoins de report des comptes des matières de l’exercice suivant, les prix unitaires des biens de même nature d’article doivent être unifiés et reportés sans fraction franc, sur une ligne d’écriture.

Identification des écarts de fraction de centime forcée

Le procédé est l’identification du reste de la division qui est égal ou supérieur à la moitié du diviseur, dont on ajoute audit reste la valeur nécessaire et suffisante pour rendre divisible et obtenir en conséquence un quotient entier.  

 

Correction de l’écart de fraction de centime forcée

La correction de fraction de centime forcée s’effectue par l’établissement direct de l’ordre d’entrée portant en objet la mention « régularisation des francs forcés ».

Identification des écarts de fraction de centime négligée

Lorsque le reste de la division est strictement inférieur à la moitié du diviseur, on ôte dudit reste la valeur nécessaire et suffisante pour le rendre et obtenir en conséquence un quotient entier.

 

Correction de l’écart de fraction de centime négligée

La correction de fraction de centime forcée s’effectue par l’établissement direct de l’ordre sortie portant en objet la mention « régularisation des francs négligés ».

Identification des écarts de décompte simultané en quantité et valeur en fin d’exercice

Les écarts de décompte simultané en quantité et valeur en fin d’exercice s’effectuent sur pièces justificatives de second ordre de balance après inventaire extracomptable, qu’il s’agisse de écarts comptables ou réels, déficitaires ou excédentaires.

 

PIECES JUSTIFICATIVES DE SECOND ORDRE

ADRESSE DE TELECHARGEMENT

Procès-verbal ordinaire de recette

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-reglementaires/proces-verbal-de-la-commission-ordinaire-des-recettes.html

Procès-verbal de constat de perte

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-reglementaires/proces-verbal-de-perte.html

 

PRE-COMPTABILISATION DES REGULARISATIONS DES ECARTS

La pré-comptabilisation  des écarts s’effectuent selon la nature du décompte ou de l’opération au vue des pièces justificatives de second ordre ou non matérialisées par le Procès-Verbal de recensement ou de mutation de comptable les différents écarts.

 

Pré-comptabilisation des écarts réels

Les écarts réels sont pré-comptabilisés sur les pièces justificatives matérialisées :

  1. Pour les excédents sur un ordre d’entrée accompagné de :
    1. un procès-verbal de recette ;
    2. un procès-verbal de recensement ou de mutation de comptable ;
  2. pour les déficits sur un ordre de sortie accompagné de :
    1.  un procès-verbal de constat de perte ;
    2. un procès-verbal de recensement ou de mutation de comptable.

 

Pré-comptabilisation des écarts comptables

Les écarts comptables sont pré-comptabilisés sur les pièces justificatives matérialisées :

  1. Pour les excédents sur un ordre d’entrée accompagné :
    1. Un ordre d’entrée pour annulation d’une erreur de dépense (sortie) ;
    2. Un procès-verbal de recette ;
  2. Pour les déficits sur un ordre de sortie accompagné :
    1. Un ordre de sortie pour annulation d’une erreur de recette (entrée) ;
    2. Un procès de constat de perte 

 

Pré-comptabilisation des écarts de fraction de centime

Les écarts de fraction de centime sont pré-comptabilisés directement sans justification de pièces justificatives de second ordre sur celles de premier ordre matérialisés :

  1. Pour les fractions de centime forcées sur un ordre d’entrée ;
  2. Pour les fractions de centime négligées sur un ordre de sortie.

 

PIECES JUSTIFICATIVES DE PREMIER ORDRE

ADRESSE DE TELECHARGEMENT

Pour les omissions de recettes

Ordre d’entrée

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Pour les omissions de dépenses

Ordre de sortie

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-reglementaires/ordre-de-sortie.html

 

 

 

PHASE DE L’ARRÊT DES ECRITURES ET DE LA REOUVERTURE DES COMPTES DES MATIERES

ARRÊT DES ECRITURES

Au terme du processus d’inventaire, les comptes des matières sont clôturés sur grand livre. L’arrêt des écritures comptables matérialisé par :

  • Les mentions d’arrêt des écritures comptables sur le livre-journal et les livre auxiliaires ;
  • La production du compte de gestion du comptable-matières

NB : deux autres documents non exigés dans la réglementation comptable-matières au Cameroun pour le moment peuvent être établis notamment le certificat de concordance signé par l’ordonnateur et le second le procès-verbal d’arrêt des écritures signé par tous les membres de la commission ;

REOUVERTURE DES COMPTES DES MATIERES

 

1-Comment clôturer les comptes d’un exercice comptable

            Les comptes des matières sont clôturés par les calculs sur chaque folio du grand livre des soldes en quantité et en valeur des matières.

2-Comment rouvrir les comptes d’un exercice comptable

            Les comptes des matières sont rouverts par simple inscription du report  au grand livre des soldes obtenus en quantité et en valeur des matières.

 

 

PIECES JUSTIFICATIVES DE PREMIER ORDRE

ADRESSE DE TELECHARGEMENT

Comptes de gestion des matières

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Procès-verbal d’arrêt des écritures

https://www.lacooperative.info/boutique/produits-et-services-de-presse/modeles-de-documents/comptabilite-matieres/actes-comptables/documents-non-reglementaires/proces-verbal-de-l-arret-des-ecritures-de-l-exercice.html

Certificat de concordance

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CONCLUSION

L’arrêt des écritures de la comptabilité-matières peut conduire à deux cas de figure : un cas d’un poste où il n’existe pas d’inventaire général de base et autre cas où l’inventaire général de base existe. Dans l’un ou l’autre cas les formalités administratives sont les mêmes. Les formalités comptables seules diffèrent.

Dans le cas où l’inventaire général de base n’existe pas, les opérations de régularisation d’écarts ne sont pas réaliser parce que le grand livre n’existe pas. Rien d’étonnant que cet arrêt des écritures doit conduire à l’ouverture du grand livre au vue de l’inventaire général de base qui est généré.

 

Dans le cas où l’inventaire général de base existe, la commission doit identifier toutes les opérations d’ordre de régularisation des défauts comptables. Ces opérations sont les suivantes :

  1. En entrée :
    1. A la phase comptable :
      1. les erreurs en dépenses ;
      2. les omissions de recettes ;
    2. A la phase extracomptable :
      1. les excédents comptables ou réels constatés par recensement ;
      2. les fractions de centime forcées.
  2. En sortie:
    1. A la phase comptable :
      1. les erreurs en recette ;
      2. les omissions de dépenses ;
    2. A la phase extracomptable :
      1. les déficits comptables ou réels constatés par recensement ;
      2. Les fractions de centime négligées.

Au terme de ce processus dans un poste où l’inventaire général de base existe, l’ordonnateur et le comptable-matières doivent arrêter les écritures du livre journal, clôturer et rouvrir les comptes des folios du grand livre.

Installation technique dans poste non équipé

Dans le cas où la Commission se retrouve en face d’une structure nouvellement créée qui n’a par conséquent pas de matériel, l’inventaire est nul et présenté sur quart de feuille.

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Séance quotidienne en salle

 

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Messagerie La Coopérative

 

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Edition et impression  numérique des documents comptables

 

 

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Participation aux travaux de la commission de recsensement

 

 

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gestion de stock Cameroun

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